Documentation

1. Principes Généraux

Le logiciel permet de gérer un référentiels d'établissements et de services médicaux sociaux et de localisations géographiques. Ainsi les trois notions principales du logiciel sont :

• Etablissement: désigne un établissement ou un service médico-social, désigné par une autorisation de fonctionnement
• Site: désigne une adresse, un lieu physique
• Implantation: désigne le lien entre un établissement et un site, un établissement pouvant occuper plusieurs sites et un site pouvant accueillir plusieurs établissements

2. Etablissement

2.1 Description d'un établissement

Un établissement désigne un établissement, un service ou un dispositifs social ou médico-social. Sont existence est dans la grande majorité des cas définie par une autorisation de fonctionnement délivrée par l'Agence Régionnale de Santé compétente

Un établissement est caractérisé par les données suivantes:

• Indentifiant : Identifiant unique de l'établissement médicosocial dans la base de données.
• Statut : Identifiant du statut actuel de l'établissement, par exemple actif, inactif, en attente, etc.
• Type : Type d'établissement, par exemple maison de retraite, centre de réadaptation, etc.
• Code : Code interne à l'organisme de gestion utilisé pour identifier rapidement l'établissement.
• Nom : Nom officiel de l'établissement médicosocial.
• Finess Juridique : Numéro FIRESS juridique, un identifiant unique utilisé en France pour les établissements de santé.
• Finess Geographique : Numéro FIRESS géographique, un identifiant unique basé sur la localisation de l'établissement.
• Adresse, numero : Numéro de rue de l'adresse de l'établissement.
• Adresse, voie : Nom de la voie (rue, avenue, etc.) de l'adresse de l'établissement.
• Adresse, complement : Complément d'adresse, par exemple bâtiment, étage, etc.
• Adresse, code postal : Code postal de l'adresse de l'établissement.
• Adresse, ville : Ville de l'adresse de l'établissement.
• Adresse, longitude : Coordonnée de longitude de l'adresse de l'établissement.
• Adresse, latitude : Coordonnée de latitude de l'adresse de l'établissement.
• Contact téléphonique : Numéro de téléphone de contact de l'établissement.
• contact e-mail : Adresse email de contact de l'établissement.
• Autorisation, code discipline : Code de la discipline autorisée pour l'établissement.
• Autorisation, code catégorie : Code de la catégorie d'autorisation de l'établissement.
• Autorisation, code clientele : Code de la clientèle autorisée pour l'établissement.
• Autorisation, code numero : Numéro d'autorisation de l'établissement.
• Autorisation, date de debut : Date de début de l'autorisation de l'établissement.
• Autorisation, date de fin : Date de fin de l'autorisation de l'établissement.
• Autorisation, lien : Lien vers le document ou la page web contenant les détails de l'autorisation.
• Lien Sharepoint : Lien vers un document ou une page SharePoint associé à l'établissement.
• Web, description : Description de l'établissement destinée à être affichée sur un site web.
• Web, activé : Indicateur booléen pour savoir si l'établissement est activé pour une présence web.

2.2 Agrément et autorisations

A un établissement peuvent être rattachées plusieurs autorisations. Une autorisation permet de définir les places de l'établissement, par discipline, et clientèle au sens du répertoire FINESS.

2.3 Personnes

L'établissement permet de lister les personnes clés qui occupent un rôle dans l'établissement : direction, secrétariat, responsable informatique local etc.

Les rôles souhaités peuvent être paramétrés et personnalisés par l'administrateur du compte.

3. Sites

3.1 Description d'un site

Le site représente une localisation physique, en pratique désignée par une adresse et le cas échéant par un numéro SIRET. Un ou plusieurs établissements pourront être implantés sur un site. Un site peut comporter des bâtiments si vous souhaitez utiliser ce niveau de détail.

Un site est caractérisé par les éléments suivants:

• Code
• Nom : création, actif, fermé
• Statut : création, actif, fermé
• Code
• Adresse : l'adresse complète avec numéro, voie, complément d'adresse, code postal, ville.
• Coordonnées GPS : longitude, latitude
• Référent : personne en charge de l'entretien et de la maintenance du site
• Dernier diag. T.A. : date d'élaboration ou révision du Dossier Technique Amiante
• Surface
• SIRET
• Type d'occupation: propriétaire, locataire, SCI
• Propriétaire: nom ou informations sur le propriétaire
• Echéance du bail
• Montant du loyer.

3.2 Bâtiments

Un site comporte au moins un bâtiment, appelé par défaut "bâtiment principal". Il est possible d'ajouter autant de bâtiments que souhaités.

Un bâtiment est caractérisé par les attributs suivants :

• Code
• Nom
• Surface
• Note
• Date de dernière visite de conformité
• Date de prochaine visite de conformité.

4. Implantation

Une implantation permet d'indiquer qu'un établissement donné occupe un site, ou si vous le souhaitez, un bâtiment précis au sein d'un site.

Un établissement peut ainsi être implanté au sein de plusieurs bâtiments, et un bâtiment peut accueillir plus établissements médico-sociaux.

Une implantation permet de définir:

• Un code d'implantation : si un tel code est utile à votre fonctionnement
• Une date de début d'implantation
• Une date de fin (facultative)
• Une surface occupée
• Une note.

5. Paramètres propres à l'Organisme Gestionnaire

5.1 Compte

L'Organisme Gestionnaire utilisateur du logiciel constitue ce que l'on appelle un Compte auquel sont rattachés des utilisateurs, mais aussi différents paramétrages.

Les paramètres directements attachés au Compte sont:

• Un identifiant unique
• Un statut : actif ou inactif si le compte a été bloqué
• Un nom
• L'activation de l'authentification via Active Directory: nécessite alors que les paramètres de l'Active Directory soient enregistrés
• L'identifiant de Tenant Microsoft: de la forme xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx. Si cet identifiant est communiqué, alors toute personne qui se connectera depuis se tenant se verra automatiquement créé un compte utilisateur avec les droits minimum (consultation).
• Groupe Admin Account : pour la gestion des droits utilisateur via EntraID, le libellé du groupe de sécurité qui confère le droit d'administration du Compte
• Groupe Admin Etablissement : pour la gestion des droits utilisateur via EntraID, le libellé du groupe de sécurité qui confère le droit d'administration des Etablissements
• Groupe Admin Site : pour la gestion des droits utilisateur via EntraID, le libellé du groupe de sécurité qui confère le droit d'administration des Sites

5.2 Rôles

Vous pouvez définir au niveau de votre Compte les rôles clés qui doivent être identifiés dans vos établissements.

Les rôles ainsi paramétrés peuvent ensuite être utilisés lorsque vous renseignez des "personnes" rattachées à vos établissements.

5.3 Etiquettes

Vous pouvez définir au niveau de votre Compte des étiquettes que vous pourrez ensuite affecter à vos établissements pour identifier facilement les établissements qui ont des caractéristiques communes.

Vous pouvez par exemple créer ce type d'étiquette: Médicalisé, Non médicalisé, des étiquettes par CPOM, par financeur etc.

6. Droits et Gestion des utilisateurs

6.1 Profils de droits

Trois profils de droits existent : administration générale, administration des établissements médico-sociaux et administration des sites et bâtiments.

Administration générale:

• Création et gestion des droits des utilisateurs
• Création de la liste des rôles pouvant être utilisés
• Création des clés d'API
• Accès à l'interface de test des API
• Accès aux requêtes prédéfinies.

Administration des établissements médico-sociaux:

• Création et modification des établissements médico-sociaux
• Création et modification des arrétés et agréments
• Création et modification des personnes rattachées aux établissements
• Création et modification des implantations des établissements sur des sites.
• Accès aux requêtes prédéfinies.

Administration des sites et bâtiments:

• Création et modifications des sites physiques
• Création et modifications des bâtiments
• Création et modification des implantations des établissements sur des sites.
• Accès aux requêtes prédéfinies.

6.2 Authentification

6.2.1 Authentification par identifiant et mot de passe

C'est la méthode d'authentification par défaut.

6.2.2 Authentification par Active Directory

Nécessite le paramétrage du lien vers un Active Directory.

Lorsqu'un nouvel utilisateur tente de se connecter avec succès alors un nouveau compte est créé sans aucun droit.

Si des groupes AD sont définis pour les différents profils de droit alors les droits sont mis à jour à chaque connexion de l'utilisateur.

6.2.3 Authentification par Entra AD

Nécessite que l'identifiant de tenant Microsoft soit enregistré par un administrateur.

Lorsqu'un nouvel utilisateur tente de se connecter avec succès alors un nouveau compte est créé sans aucun droit.

Si des groupes AD sont définis pour les différents profils de droit alors les droits sont mis à jour à chaque connexion de l'utilisateur. Pour cela un administrateur du tenant des utilisateur doit autoriser l'application à lire les groupes EntraId via l'API Graph en accordant les autorisations User.Read (déléguée) et GroupMember.Read.All (déléguée) (via l'Azure Portal > Inscription des Applications > RefEtab > Gérer > Autorisations API > Ajouter).

7. Requêtes

La page requêtes permet de consulter des listes de données et de les exporter sous Excel.

Les requêtes disponibles sont les suivantes:

• Autorisations et places
• Etablissements
• Rôles
• Sites
• Sites et bâtiments.

Un bouton permet d'exporter la requête au format Excel.

8. Web Services

8.1 Web services disponibles

Les Web Services permettent de récupérer les informations au format JSON.

Les Web Services disponibles sont les suivants:

• ws-get-personnes: listes des personnes par établissements avec leur rôles, date de début et date de fin.
• ws-get-etablissements : listes des établissements médico-sociaux avec leurs implantations

8.2 Clés d'API

Pour appeler un web service, deux paramètres doivent être donnés:

• Le numéro du compte
• La clé unique
• Une restriction peut être paramétrée pour limiter l'usage de la clé à une adresse IP précise.